Conditions d’utilisation de l’Espace familles

1. Objet de l’Espace familles

L’Espace familles est un espace privé mis à disposition par l’École et Collège Les Hirondelles afin de faciliter l’information des familles et l’organisation de la vie de l’établissement.

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Il permet notamment aux familles autorisées :

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• de consulter le calendrier général de l’école

• de consulter les événements et informations pratiques liés à la vie de l’établissement

• de s’inscrire, lorsque cette possibilité est proposée, à certains événements ou activités

• de consulter les plannings des permanences parentales de garderie et de s’inscrire aux créneaux disponibles

• de consulter le planning des permanences de ménage et de s’inscrire aux créneaux disponibles

• de consulter ou télécharger les documents utiles pour l’année scolaire en cours

• de recevoir, lorsque les fonctionnalités correspondantes sont activées, des confirmations, rappels ou informations liés à l’organisation de l’école et aux inscriptions effectuées

 

L’Espace familles est un outil d’organisation interne. Il ne remplace pas les documents contractuels ou administratifs remis directement aux familles.

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2. Accès à l’Espace familles

L’accès est réservé aux parents ou responsables légaux d’un enfant actuellement scolarisé à l’École et Collège Les Hirondelles, ainsi qu’aux personnes expressément autorisées par l’établissement.

 

Chaque parent ou responsable autorisé peut disposer de son propre compte.

 

La création d’un compte nécessite l’utilisation d’une adresse électronique personnelle et peut nécessiter sa confirmation.

 

Toute demande de création de compte est vérifiée et approuvée manuellement par une personne habilitée avant que l’accès aux pages privées ne soit accordé.

 

La création d’un compte ne donne donc pas automatiquement accès à l’Espace familles.

 

L’établissement peut refuser une demande d’accès lorsqu’il n’est pas en mesure de vérifier que la personne appartient à une famille autorisée.

 

L’accès peut également être suspendu ou supprimé lorsque les conditions d’accès ne sont plus remplies, notamment lorsque l’enfant n’est plus scolarisé dans l’établissement, ou en cas d’utilisation contraire aux présentes conditions.

 

3. Compte et identifiants de connexion

Chaque utilisateur est responsable des informations renseignées lors de la création et de l’utilisation de son compte.

 

Les identifiants et mots de passe sont personnels et doivent rester confidentiels.

 

Ils ne doivent pas être communiqués à une personne extérieure à la famille ni utilisés pour permettre l’accès à l’Espace familles à une personne qui n’y est pas autorisée.

 

Chaque utilisateur doit informer rapidement l’établissement en cas de suspicion d’utilisation frauduleuse de son compte ou d’accès par une personne non autorisée.

 

L’établissement n’a pas accès au mot de passe en clair des utilisateurs, celui-ci étant géré par le système d’authentification utilisé par le site.

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4. Calendrier et événements

Le calendrier général permet aux familles de consulter les dates et événements relatifs à la vie de l’école : sorties, rencontres, fêtes, chantiers, portes ouvertes ou autres rendez-vous organisés par l’établissement.

 

Certains événements peuvent permettre aux familles de signaler leur participation ou de transmettre les informations nécessaires à leur organisation.

 

Lorsqu’une inscription est proposée, l’utilisateur s’engage à fournir des informations exactes et à modifier ou signaler sa participation si sa situation change.

 

Certains événements peuvent également renvoyer vers un formulaire externe lorsque celui-ci est utilisé pour recueillir les inscriptions ou informations nécessaires.

 

Les informations figurant dans le calendrier peuvent être modifiées au cours de l’année. Les familles sont invitées à le consulter régulièrement.

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5. Plannings de garderie

L’Espace familles permet de consulter les permanences parentales de garderie et de connaître les créneaux déjà pourvus ou restant à pourvoir.

 

Les utilisateurs autorisés peuvent s’inscrire aux créneaux disponibles selon les modalités prévues pour l’année scolaire.

 

L’inscription à un créneau vaut engagement à assurer la permanence correspondante.

 

Lorsqu’un utilisateur ne peut finalement pas assurer une permanence à laquelle il s’est inscrit, il doit modifier ou annuler son inscription dès que possible lorsque cette fonctionnalité est disponible ou, à défaut, prévenir rapidement l’équipe de l’école afin que le créneau puisse être à nouveau proposé.

 

Le nom ou le prénom des personnes inscrites peut être visible par les autres membres autorisés de l’Espace familles afin de permettre l’organisation collective des permanences.

 

Ces informations ne doivent pas être utilisées à d’autres fins.

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6. Plannings de ménage

L’Espace familles permet également de consulter les permanences de ménage prévues par l’établissement et les créneaux restant à pourvoir.

 

Les utilisateurs autorisés peuvent s’inscrire aux créneaux disponibles.

 

Comme pour les permanences de garderie, l’inscription vaut engagement à assurer le créneau choisi.

 

En cas d’empêchement, l’utilisateur doit modifier ou annuler son inscription dès que possible lorsque cette possibilité lui est proposée ou prévenir l’équipe de l’école.

 

Le nom ou le prénom des personnes inscrites peut être visible par les autres familles autorisées afin de faciliter l’organisation des permanences.

 

Ces informations sont exclusivement destinées au fonctionnement de l’école.

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7. Confirmations, rappels et informations de service

L’utilisation de l’Espace familles peut entraîner l’envoi de messages nécessaires à son fonctionnement, notamment :

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• des messages relatifs à la création, à la validation ou à la sécurité du compte

• des confirmations liées à une inscription

• des rappels concernant une permanence de garderie ou de ménage

• des informations relatives à un événement auquel l’utilisateur est inscrit

• des informations signalant l’ajout ou la modification d’un élément important dans l’Espace familles

 

Ces messages sont des informations de service liées au fonctionnement de l’établissement et de l’Espace familles. Ils ne sont pas utilisés à des fins de prospection commerciale.

 

L’envoi d’un rappel ne dispense pas l’utilisateur de vérifier ses propres inscriptions et les informations disponibles dans l’Espace familles.

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8. Documents mis à disposition

L’Espace familles permet de consulter ou télécharger différents documents utiles à la vie de l’établissement et à l’année scolaire en cours.

 

Ces documents sont destinés aux familles de l’École et Collège les Hirondelles.

 

Ils ne doivent pas être diffusés publiquement ou transmis à des personnes extérieures à l’établissement lorsqu’ils sont destinés à un usage interne.

 

Les documents peuvent être ajoutés, remplacés ou mis à jour au cours de l’année scolaire.

 

Lorsqu’une nouvelle version d’un document est publiée, elle remplace la version précédemment disponible dans l’Espace familles.

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9. Utilisation des informations de l’Espace familles

Les informations accessibles dans l’Espace familles sont destinées au fonctionnement de l’établissement et à l’organisation des familles.

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Les utilisateurs s’engagent à ne pas :

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• diffuser publiquement des informations provenant de l’Espace familles

• communiquer à des personnes extérieures des informations concernant les autres familles

• réutiliser les noms ou autres informations visibles dans les plannings à des fins étrangères au fonctionnement de l’école

• tenter d’accéder aux comptes, informations ou fonctionnalités auxquels ils ne sont pas autorisés

• détourner l’Espace familles de sa finalité

 

Les coordonnées personnelles des autres familles ne sont pas destinées à être rendues accessibles par l’intermédiaire des plannings.

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10. Informations concernant les enfants

L’Espace familles n’a pas vocation à contenir des dossiers individuels concernant les enfants.

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Il n’est notamment pas destiné à recueillir ou stocker :

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• des informations médicales ou autres données sensibles concernant les enfants

• des dossiers scolaires individuels

• des appréciations pédagogiques

• des photographies ou vidéos des enfants

• des informations personnelles sur leur situation qui ne seraient pas nécessaires au fonctionnement de l’Espace familles

 

Les utilisateurs sont invités à ne pas transmettre ce type d’information dans les éventuels champs de saisie libre.

 

Lorsqu’une information concernant un enfant doit être communiquée à l’équipe pédagogique ou administrative, les familles doivent utiliser les moyens de communication prévus à cet effet par l’établissement.

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11. Exactitude et évolution des informations

L’établissement veille à maintenir les informations accessibles dans l’Espace familles aussi exactes et actualisées que possible.

 

Les calendriers, événements, plannings, créneaux disponibles et documents peuvent toutefois évoluer au cours de l’année scolaire.

 

Les informations affichées correspondent à l’état connu au moment de leur consultation.

 

En cas de modification importante affectant l’organisation de l’école, les familles peuvent également être informées par les moyens de communication habituellement utilisés par l’établissement.

 

Les familles sont invitées à consulter régulièrement l’Espace familles afin de prendre connaissance des informations et des créneaux restant éventuellement à pourvoir.

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12. Disponibilité du service

L’établissement met en œuvre les moyens raisonnables dont il dispose pour assurer le fonctionnement de l’Espace familles.

 

Il ne peut toutefois garantir un accès permanent et sans interruption.

 

Des interruptions temporaires peuvent notamment survenir en raison d’une opération de maintenance, d’une mise à jour, d’une difficulté technique ou d’un dysfonctionnement affectant le prestataire utilisé pour le site.

 

L’établissement ne peut être tenu responsable de l’impossibilité temporaire d’accéder au service lorsque celle-ci résulte d’un événement raisonnablement indépendant de sa volonté.

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13. Données personnelles

Les données nécessaires à la création et à l’utilisation des comptes, aux inscriptions dans les plannings et aux différentes fonctionnalités de l’Espace familles sont traitées conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

 

Les informations relatives aux données recueillies, à leurs finalités, à leurs destinataires, à leurs durées de conservation et aux droits des personnes concernées sont détaillées dans la Politique de confidentialité et de protection des données personnelles du site.

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14. Modification des présentes conditions

Les présentes conditions peuvent être modifiées afin de tenir compte de l’évolution de l’Espace familles, de l’ajout ou de la modification de fonctionnalités, de l’organisation de l’établissement ou de l’évolution de la réglementation applicable.

 

La date de dernière mise à jour figurant en haut de cette page permet d’identifier la version applicable.

 

Lorsque les modifications sont importantes, les familles peuvent en être informées par e-mail ou au moyen d’un message dans l’Espace familles.

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15. Contact

Pour toute question concernant l’Espace familles, un compte utilisateur, une inscription ou l’utilisation de l’une de ses fonctionnalités, vous pouvez contacter :

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École et Collège Les Hirondelles

9 avenue de la Fraternité
86000 Poitiers

E-mail : ecole.hirondelles86@gmail.com