POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Dernière mise à jour : 24 octobre 2026

L’association École les Hirondelles accorde une grande importance à la protection des données personnelles et au respect de la vie privée.

La présente politique explique quelles données peuvent être recueillies lors de l’utilisation du site internet de l’École les Hirondelles, pourquoi elles sont traitées, pendant combien de temps elles sont conservées et quels sont les droits des personnes concernées.

Elle s’applique notamment :

à la navigation sur le site internet
au formulaire de contact
aux demandes de préinscription ou d’inscription à l’école
à la création et à l’utilisation d’un compte dans l’Espace familles
aux inscriptions aux créneaux de garderie et de ménage
aux éventuels formulaires externes proposés par l’école

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements réalisés par l’intermédiaire du site est :

Association École les Hirondelles
Association régie par la loi du 1er juillet 1901
Numéro RNA : W861007436

Siège social :
15 rue du Château
86190 Béruges

Adresse de l'établissement et de correspondance :
9-11 avenue de la Fraternité
86000 Poitiers

E-mail : ecole.hirondelles86@gmail.com

Pour toute question relative à vos données personnelles ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter l’association à cette adresse électronique.

2. Origine des données collectées

Les données personnelles traitées par l’association sont principalement communiquées directement par les personnes concernées :

lorsqu’elles remplissent un formulaire de contact
lorsqu’elles déposent une demande de préinscription ou d’inscription
lorsqu’elles créent un compte dans l’Espace familles
lorsqu’elles s’inscrivent à un créneau de garderie, de ménage ou à une activité
lorsqu’elles contactent l’association par e-mail
lorsqu’elles utilisent un formulaire externe mis à disposition par l’école

Certaines données techniques peuvent également être recueillies automatiquement lors de la navigation ou de la connexion au site.

3. Données traitées par le formulaire de contact

Le formulaire de contact peut permettre de recueillir les informations suivantes :

prénom et nom
raison sociale éventuelle
numéro de téléphone
adresse électronique
profil du demandant
contenu du message
toute information transmise volontairement dans le message

Nous vous demandons de ne pas communiquer, par l’intermédiaire du formulaire de contact, d’informations sensibles qui ne seraient pas nécessaires au traitement de votre demande.

Les champs obligatoires sont signalés comme tels dans le formulaire. Ils sont nécessaires pour permettre à l'association de traiter la demande. Les autres informations sont facultatives et peuvent être laissées non renseignées.

4. Finalités du formulaire de contact

Les données recueillies au moyen du formulaire de contact sont utilisées pour :

répondre aux demandes adressées à l’association
transmettre les informations demandées
assurer le suivi des échanges
orienter la demande vers la personne compétente au sein de l’association ou de l’équipe pédagogique

5. Base juridique du formulaire de contact

Le traitement des demandes repose, selon leur nature :

sur l’intérêt légitime de l’association à répondre aux sollicitations qu’elle reçoit
sur l’exécution de mesures précontractuelles lorsqu’une demande concerne une éventuelle inscription à l’école
sur le consentement de la personne lorsque celui-ci est spécifiquement demandé

6. Données traitées lors d’une préinscription ou d’une inscription

Le formulaire de préinscription peut notamment permettre de recueillir :

l’année scolaire souhaitée et, en cas d’inscription en cours d’année, le mois envisagé
le nom, le prénom et la date de naissance de l’enfant
des informations relatives à sa scolarisation actuelle et aux pédagogies éventuellement pratiquées dans son établissement
des informations relatives à son niveau de lecture
des informations communiquées librement par la famille concernant les centres d’intérêt, la personnalité ou les habitudes de l’enfant
les besoins envisagés en matière de garderie
le nom, le prénom et les coordonnées des responsables légaux
l’adresse et les informations relatives à la résidence de l’enfant
la profession des responsables légaux, lorsque ceux-ci choisissent de la renseigner
des informations communiquées librement sur la famille
les motivations et attentes de la famille concernant une éventuelle inscription à l’École les Hirondelles

Les champs obligatoires sont signalés comme tels dans le formulaire et correspondent aux informations nécessaires à l’étude de la demande. Les autres informations sont facultatives.

Lorsque la préinscription aboutit à une admission, des informations et documents complémentaires peuvent être recueillis séparément afin de constituer le dossier d’inscription scolaire et administratif.

7. Photographies et droit à l'image

L'association peut être amenée à réaliser des photographies ou vidéos dans le cadre des activités de l'école.

La publication sur le site internet d'une photographie ou d'une vidéo permettant d'identifier un enfant est réalisée uniquement lorsque les autorisations nécessaires ont été recueillies auprès de ses représentants légaux.

Ces images sont utilisées à des fins d'information et de communication sur les activités et le projet de l'établissement.

Les représentants légaux peuvent demander l'arrêt de l'utilisation d'une image ou son retrait en contactant l'association à l'adresse ecole.hirondelles86@gmail.com.

8. Données de santé ou données sensibles

Le formulaire de préinscription n’a pas vocation à recueillir de données de santé ni d’autres données sensibles concernant l’enfant ou sa famille.

Les familles sont invitées à ne pas communiquer de telles informations dans les champs de réponse libre lorsqu’elles ne sont pas nécessaires à l’étude de la demande de préinscription.

Lorsque certaines informations particulières sont nécessaires ultérieurement pour organiser l’accueil ou assurer la sécurité de l’enfant, elles sont recueillies séparément dans le cadre de la procédure d’inscription et dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

9. Finalités des données de préinscription et d’inscription

Les traitements réalisés dans le cadre de la préinscription et de l’inscription reposent, selon les situations :

sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la famille, notamment pour l’étude d’une demande de préinscription et l’organisation du processus d’admission
sur l’exécution du contrat de scolarisation lorsque l’inscription de l’enfant est confirmée
sur le respect des obligations légales et réglementaires applicables à l’établissement

10. Bases juridiques de la préinscription et de l’inscription

Ces traitements reposent, selon les situations :

sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la famille
sur l’exécution du contrat de scolarisation lorsque l’inscription est confirmée
sur le respect des obligations légales de l’établissement
sur le consentement explicite lorsque des données sensibles sont traitées et qu’aucune autre base juridique ne s’applique

11. Données traitées dans l’Espace familles

L’Espace familles est une partie privée du site, réservée aux familles autorisées par l’École les Hirondelles.

La création d’un compte peut nécessiter les informations suivantes :

prénom
nom de famille
adresse électronique
mot de passe
date de création du compte
statut de la demande d’inscription
date et heure des connexions ou opérations techniques nécessaires à la sécurité du compte

Le mot de passe est géré par le système d’authentification de Wix. L’association n’a pas accès au mot de passe en clair.

L’adresse électronique peut faire l’objet d’une procédure de confirmation. La demande de création de compte est ensuite soumise à une validation manuelle par l’équipe habilitée.

L’utilisation des plannings peut également permettre de traiter :

l’identité du membre inscrit
la nature de la permanence choisie
la date du créneau
toute information d’organisation strictement nécessaire à la permanence

L’Espace familles n’a pas vocation à contenir :

des données personnelles sur les enfants
des informations médicales ou sensibles
des photographies ou des vidéos des enfants
des dossiers scolaires individuels
des appréciations pédagogiques ou des informations relatives à leur scolarité

Les familles sont invitées à ne pas inscrire de telles informations dans les éventuels champs libres.

12. Finalités de l’Espace familles

Les données liées à l’Espace familles sont utilisées pour :

créer et sécuriser les comptes des membres
vérifier l’adresse électronique utilisée
vérifier que la personne appartient bien à une famille autorisée
accepter ou refuser manuellement les demandes de création de compte
permettre l’accès aux pages privées
afficher le calendrier général de l’école
organiser les permanences parentales de garderie
organiser les permanences de ménage
mettre à disposition les documents utiles pour l’année scolaire en cours
permettre aux membres de gérer les informations de leur compte
envoyer les messages nécessaires au fonctionnement du service
envoyer, lorsque cette fonctionnalité est activée, des confirmations ou rappels concernant les permanences choisies
prévenir les familles lorsqu’une information importante est ajoutée ou modifiée dans l’Espace familles

Les messages relatifs au fonctionnement du compte, à la sécurité, aux permanences ou à l’organisation de l’école sont des messages de service. Ils ne sont pas utilisés à des fins de prospection commerciale.

Aucune décision automatisée n’est utilisée pour accepter ou refuser une demande d’accès à l’Espace familles.

13. Bases juridiques de l’Espace familles

Les traitements liés à l’Espace familles reposent, selon les opérations :

sur l’exécution de la relation entre l’école et les familles
sur l’intérêt légitime de l’association à organiser son fonctionnement collectif
sur l’intérêt légitime de l’association à sécuriser l’accès à ses contenus privés
sur le respect des obligations légales de l’association
sur le consentement lorsqu’une fonctionnalité facultative le nécessite

14. Visibilité des informations dans les plannings

Les membres autorisés peuvent être amenés à voir le nom ou le prénom des personnes inscrites aux différents créneaux de garderie ou de ménage.

Cette visibilité permet aux familles et à l’équipe de connaître l’état des permanences et les créneaux restant à pourvoir.

Les adresses électroniques, mots de passe et autres informations de compte ne sont pas rendus visibles aux autres familles.

Les informations présentes dans les plannings ne doivent pas être copiées, diffusées ou utilisées à des fins étrangères au fonctionnement de l’école.

Les règles détaillées d’utilisation de cet espace sont précisées dans les Conditions d’utilisation de l’Espace familles, accessibles publiquement depuis le pied de page du site.

15. Formulaires externes

Certains événements, chantiers, fêtes ou activités peuvent faire l’objet d’une inscription au moyen d’un formulaire externe, notamment Google Forms.

Selon le formulaire concerné, les informations demandées peuvent comprendre :

le nom et le prénom
l’adresse électronique
la réponse de participation
le nombre de participants
les disponibilités
les informations pratiques nécessaires à l’organisation de l’événement

Chaque formulaire doit être limité aux données réellement nécessaires à l’organisation de l’activité concernée.

16. Destinataires des données

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions, notamment :

aux membres habilités du conseil d’administration
aux membres habilités de l’équipe pédagogique
aux personnes chargées de l’administration du site et de l’Espace familles
aux prestataires techniques indispensables au fonctionnement des services

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des tiers à des fins commerciales.

17. Prestataires techniques

L’association peut avoir recours aux prestataires suivants :

Wix

Wix assure notamment :

l’hébergement et le fonctionnement du site
le système de gestion de contenu
la création des comptes membres
l’authentification et la gestion des mots de passe
la sécurisation des connexions
l’envoi de certains messages techniques
la gestion des documents mis à disposition

Google

Les services Google peuvent notamment être utilisés pour :

les formulaires d’inscription à certains événements
le traitement des réponses
la conservation des documents de travail
l’organisation interne de l’association

Messagerie électronique

La messagerie de l’association est utilisée pour répondre aux demandes, assurer le suivi administratif et envoyer les informations nécessaires aux familles.

Ces prestataires traitent les données conformément à leurs propres engagements contractuels et politiques de confidentialité.

18. Transferts de données hors de l’Union européenne

Certains des prestataires techniques utilisés par l'association peuvent traiter ou héberger des données en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

Lorsque les données sont transférées vers un pays reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat, le transfert repose sur cette décision d'adéquation.

Dans les autres cas, les prestataires indiquent mettre en œuvre les mécanismes prévus par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, le cas échéant, des garanties complémentaires.

19. Durées de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été recueillies.

Formulaire de contact

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis au maximum pendant douze mois après le dernier échange, sauf nécessité particulière ou obligation légale.

Demande de préinscription non aboutie

Les données sont conservées pendant la durée du processus d’admission, puis supprimées au plus tard six mois après la clôture de la demande, sauf accord de la famille ou nécessité particulière justifiée.

Inscription confirmée

Lorsque l'enfant est admis, les données nécessaires sont intégrées au dossier scolaire et administratif. Elles sont alors conservées pendant les durées applicables à chaque catégorie de document, telles que précisées dans la notice relative à la protection des données remise aux familles lors de l'inscription.

Données sensibles

Les données sensibles sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires à l’accueil, à la sécurité de l’enfant ou au respect des obligations de l’établissement.

Demande de compte dans l’Espace familles

Une demande non approuvée ou devenue sans objet est supprimée dans un délai maximal de trois mois après son refus ou son expiration, sauf nécessité liée à la sécurité ou à la gestion d’un litige.

Compte membre

Le compte est conservé tant que la famille est autorisée à accéder à l’Espace familles.

Lorsque cet accès n’est plus justifié, le compte est désactivé puis supprimé, en principe, dans un délai maximal de trois mois.

Plannings de garderie et de ménage

Les inscriptions sont conservées pendant l’année scolaire concernée. Les plannings sont renouvelés chaque année et les informations de l’année précédente sont supprimées lorsqu’elles ne sont plus utiles, au plus tard dans les trois mois suivant la fin de l’année scolaire.

Formulaires liés à un événement

Les réponses sont conservées pendant la durée nécessaire à l’organisation de l’événement, puis supprimées au plus tard six mois après celui-ci, sauf obligation légale ou nécessité particulière.

Journaux de connexion et données techniques

Les données techniques nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du service sont conservées pendant une durée proportionnée à cet objectif, selon les paramètres et durées appliqués par le prestataire technique.

Des copies résiduelles peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes techniques des prestataires avant leur effacement définitif.

20. Sécurité des données

L’association met en œuvre des mesures raisonnables pour protéger les données contre :

l’accès non autorisé
la divulgation
la modification
la perte
la destruction
l’utilisation abusive

Ces mesures comprennent notamment :

l’utilisation de comptes individuels
la confirmation des adresses électroniques
la validation manuelle des demandes d’accès
la limitation des accès aux seules personnes habilitées
l’utilisation de mots de passe personnels
la révocation des accès qui ne sont plus justifiés
la sécurisation technique assurée par les prestataires utilisés
la sensibilisation des personnes ayant accès aux informations

Chaque membre est responsable de la confidentialité de son mot de passe et doit informer rapidement l’association en cas de suspicion d’accès frauduleux à son compte.

21. Cookies et autres traceurs

Le site peut utiliser des cookies ou technologies similaires.

Certains cookies sont strictement nécessaires :

au fonctionnement du site
à la sécurité
à la gestion des sessions
à la connexion à l’Espace familles
à la mémorisation des choix indispensables au service

Ces cookies peuvent être déposés sans consentement lorsqu’ils sont strictement nécessaires au fonctionnement du service demandé.

Les cookies de mesure d’audience, de personnalisation ou provenant de services tiers qui ne sont pas strictement nécessaires sont soumis au consentement préalable de l’utilisateur lorsque la réglementation l’exige.

L’utilisateur peut modifier ses choix à tout moment au moyen du dispositif de gestion des cookies proposé sur le site.

22. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, vous pouvez disposer des droits suivants :

droit d’accès à vos données
droit de rectification
droit à l’effacement, dans les conditions prévues par la réglementation
droit à la limitation du traitement
droit d’opposition à certains traitements
droit à la portabilité des données, lorsque ce droit est applicable
droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci
droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès

Pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à :

ecole.hirondelles86@gmail.com

Votre demande doit permettre de vous identifier avec suffisamment de précision. Un justificatif d’identité pourra être demandé uniquement en cas de doute raisonnable sur votre identité.

L’association répondra dans les délais prévus par la réglementation.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL — sur le site www.cnil.fr.

23. Liens vers des sites tiers

Le site peut contenir des liens vers des services ou sites internet tiers, notamment Google Forms, HelloAsso ou les réseaux sociaux de l’association.

Lorsque vous quittez le site de l’École les Hirondelles, le traitement de vos données relève de la politique de confidentialité du service concerné.

L’association vous invite à consulter les politiques de confidentialité de ces services avant de leur transmettre des informations.

24. Mineurs

Le site public et l’Espace familles sont principalement destinés aux adultes responsables des enfants.

La création d’un compte dans l’Espace familles doit être réalisée par un parent, un responsable légal ou une personne expressément autorisée par l’école.

Les enfants ne doivent pas créer eux-mêmes de compte ni communiquer directement des données personnelles par l’intermédiaire de l’Espace familles.

25. Modification de la politique de confidentialité

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte :

de l’évolution du site ;
de l’ajout de nouvelles fonctionnalités ;
de changements dans les pratiques de l’association ;
de l’évolution de la réglementation.

La date de dernière mise à jour figurant en haut de la page permet d’identifier la version applicable.

Lorsque les modifications sont importantes, les familles pourront en être informées par e-mail ou au moyen d’un message dans l’Espace familles.

26. Contact

Pour toute question concernant cette politique, le traitement de vos données personnelles ou l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter :

Association École les Hirondelles
9 avenue de la Fraternité
86000 Poitiers
E-mail : ecole.hirondelles86@gmail.com